Saber Delegar

En una empresa trabajan muchas personas. No todas tienen el mismo nivel, y lógicamente no tienen las mismas capacidades. Las múltiples tareas que se realizan, a su vez, tienen niveles de dificultad diferentes. Resulta obvio que, si el presidente de la compañía, un ingeniero industrial con muchos años de experiencia en la conducción de la empresa y con una gran visión estratégica se pone a empaquetar un producto para entregárselo a un cliente, se está perdiendo dinero, porque su tiempo vale mucho más que el de un empaquetador y porque la empresa se priva durante esos minutos de una persona que debe estar pensando a la empresa en grande.

Este ejemplo es muy burdo, pero patentiza cómo la delegación de funciones es una tarea indispensable para el crecimiento de una empresa y para su competitividad, ya que significa utilizar a cada persona para aquello para lo que está capacitada, recurriendo a personas menos capaces para teras más sencillas.

La delegación, sin embargo ofrece dificultades. Como dice David Brojt: "En muchas ocasiones me he preguntado cuáles son las razones por la que los dueños de las pequeñas y medianas empresas dedican tanto tiempo a roles que son perfectamente delegables. La experiencia me ha demostrado que más allá de las excusas de costo, o el de sentir que nadie podrá hacer dicha tarea mejor que ellos, las raíces profundas de esta realidad es el tener que enfrentarse permanentemente con el desafío de su verdadero rol, de su verdadera tarea que es el desarrollo y el crecimiento constante de sus empresas. "

Es cierto, para el dueño de esas empresas, o para cualquier persona que ejerce un rol gerencial, el asumir tareas "de línea" o de menor nivel que el que se espera de ellos, es un refugio y una excusa. Cuando nos enfrascamos en tareas de menor nivel nos sentimos que "estamos haciendo" y cuando decimos que "nadie lo puede hacer mejor que nosotros" estamos diciendo algo cierto. Lo que debemos preguntarnos es ¿Estamos haciendo lo mejor que podemos hacer?.

Encontrarse con un escritorio vacío de papeles, sentir que nadie necesita consultarnos los detalles, es un sueño de muchos gerentes y empresarios pero es también una pesadilla: ¿Cuál es entonces nuestro rol?. No es fácil sentarse a pensar el futuro de su empresa, ni desarrollar estrategias competitivas de largo aliento. Las tareas no delegadas se convierten en el anestésico, que nos hace olvidar de esta necesidad vital. Las empresas de nuestros días requieren de sus conductores un máximo de imaginación y audacia, se necesita tener la mente libre para re-pensar y re-recrear la empresa todos los días.

Sin embargo la delegación ofrece muchas dificultades de orden práctico aún para aquellos que están absolutamente convencidos de si necesidad. Básicamente es el temor a perder el control. Como dice Quentin de la Bedoyere: "Las pautas almacenadas concernientes a la pérdida del control y a la preferencia que la gente tiene por sus propias ideas hace emocionantemente díficil la delegación. Es díficil distinguir ésto de una cautela prudente. Las malas experiencias anteriores y las presiones de los superiores pueden contribuir a esta reticencia. Pero la solución de la semidelegación, en la que el delegador conserva el control, es la peor de las dos soluciones posibles."

Ideas concretas que ayudan a delegar con éxito

1) Tener claro en qué consiste la tarea: Muchas veces los fracasos en las tareas de delegación se originan en que la persona que delega, no tiene claro que es lo que quiere delegar. El escribir nos ayuda a descubrir las lagunas o ambiguedades que tiene nuestra comprensión del problema. Cuando no delegamos la tarea, al ejecutarla por nosotros mismos vamos a ir descubriendo y solucionando esas diferencias. Para poder delegar la tarea, debemos tenerla muy clara.

2) Dar consignas muy claras y específicas: Es necesario, al delegar una tarea, que la persona que la reciba sea informada de todo lo que se espera de ella, y que la explicación sea adecuada a su nivel de comprensión y experiencia. Estas pautas deberán incluir claramente los objetivos a lograr, los plazos de ejecución, los recursos que se dispondrán, etc.

3) Elegir la persona adecuada: La eficiencia se logra cuando la capacidad de la persona es suficiente pero no sobreabuandante. Si el presidente manda a un gerente a comprar caramelos para su uso personal, o se encarga al cadete trazar los planos de un circuito electrónico, se estará eligiendo personas que no son las adecuadas para esa tarea. Para elegir a la persona adecuada, debería realizarse una lista de los requisitos que el candidato debe reunir para recibir esa delegación. Una vez más el escribirlas, nos auydará a clarificar nuestros pensamientos y a evitar vaguedades que luego pueden causar efectos indeseables.

4) Definir pautas de evaluación: Cuadno una tarea sale de nuestra órbita personal, debemos conservar el control del desempeño de la misma, mediante evalucaciones periódicas del desempeño. Estas evaluaciones deben ser conocidas por la persona que recibe la delegación e, incluso, es muy aconsejable que participe en la definición de esas pautas y en la evaluación de la misma.